«Wie war das jetzt nochmal? Ich weiss hier nicht mehr weiter.» Sicherlich ist es dir auch schon einmal so ergangen. Man kann nicht alles wissen. Aber wie kann man sich selbst in solchen Situationen weiterhelfen? Suchmaschinen wie Google etc. wissen nur so viel, wie in ihnen gespeichert wurde.
Wenn es um interne Arbeitsabläufe und spezifische Vorgehensweisen geht, ist man im Suchfeld eines Internetbrowsers fehl am Platz.
Was ist ein Know-System?
Man müsste jemanden in ein bestimmtes Themengebiet einarbeiten, hat jedoch selbst einen Berg voll Arbeit vor sich. Was nun?
Klar kann man seine eigenen Aufgaben delegieren oder die Einarbeitung an jemand anderes weitergeben, aber zuletzt bleibt die Kontrolle doch an einem selbst hängen.
Also, wie kann man diese Hürde einfach überwinden?
Zum Beispiel mit einem sogenannten «Know-System». Darin werden verschiedene Kategorien gebildet, worin die einzelnen dazugehörigen Anleitungen elektronisch hinterlegt werden.
Wie funktioniert es?
Jeder, der einen noch nicht im Know-System vorhandenen Arbeitsablauf für seine Mitarbeitenden schrittweise erfassen möchte, um allen den Arbeitsalltag zu erleichtern, kreiert einen Artikel im System. Jeder im Unternehmen sollte Zugriff auf alle Anleitungen haben. Es ist zudem hilfreich, alles an einem Ort zu sammeln, sprich alles nur im Know-System abzulegen.
Dazu beschreibt er den Prozess zuerst kurz und sagt, wobei dieser Artikel genau behilflich ist. Danach geht es darum, einen ausführlichen, leicht verständlichen Leitfaden zu schreiben.
Damit die Nutzer des Leitfadens die Anleitung leicht wiederfinden, ergänzt man den Artikel mit dazu passenden Tags. So zum Beispiel für den buchhalterischen Jahresabschluss mit Tags wie #buchhaltung und #Jahresabschluss. Man kann seine Artikel beispielsweise nach Abteilungen oder anderen individuellen Kriterien gliedern und entsprechende Tags verwenden.
Wichtig ist, sich zu überlegen, ob es den Eintrag effektiv braucht. Wenn man sich fragt: «Soll ich das dokumentieren?» Dann dokumentiere es. Und: Nichts ist zu klein, um eingetragen zu werden. Die Einträge sollten sogar möglichst kurz sein.
Das Ziel des Know-Systems ist es, immer weiter zu wachsen und möglichst viel herzugeben.
Bei der simpit GmbH haben wir unser Know-System in unsere Software eingebaut und bieten so all unseren Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich selbständig und trotzdem gegenseitig weiterzuhelfen.
